La administración del tiempo
¿Cuándo fue la última vez que Ud. se marchó de su trabajo a la hora de salida sin sentirse culpable?
Hoy en día, la gran discusión de los expertos laborales se centra en los horarios de trabajo, que se han alterado en muchos países. Algunos afirman que el trabajo no debería sustituir jamás a la vida personal, ya que la única posibilidad real de encontrar el equilibrio necesario para que una persona sea sana en lo psicológico, emocional e intelectual, es que le dedique tanto tiempo a sus relaciones personales como a las laborales.
Las exigencias laborales se han vuelto muy demandantes. Algunas empresas han obligado a sus empleados a posponer su vida personal para un futuro (que lamentablemente nunca llega), y lo que es peor aun, a renunciar a ella para sustituirla con la vida laboral. Esto ultimo es absurdo desde todo punto de vista.
Entre muchas otras cosas, los expertos señalan algunas de las cuestiones que deberían encender la alarma en cualquier institución o empresa, porque estos son los síntomas de que algo anda mal. Estas son algunas de las señales de alarma a tener en cuenta:
1. El exceso de reuniones, particularmente de aquellas en las cuales se discute mucho pero no se llega a nada concreto.
2. Planes y proyectos muy bien elaborados que rara vez toman forma.
3. El premiar a quien permanece trabajando dos o tres horas después de la hora de salida. Eso sólo puede suceder por tres razones: a) Porque no le alcanza el tiempo (síntoma de ineficiencia o incapacidad por parte del trabajador). b) Porque se le ha asignado más trabajo del que debe tener ese puesto (síntoma de ineficiencia de la empresa o de quien asigna el trabajo). c) Porque hizo cosas ajenas al trabajo durante el tiempo de éste (o deshonestidad del trabajador) y por lo tanto, debe reponer el tiempo perdido.
4. El que todos los ejecutivos y/o directivos deban estar siempre (a cualquier hora de cualquier día) disponibles, para lo cual se les obliga a cargar con un celular o beeper donde quiera que vayan.
5. El que se reciban e-mails relacionados con el trabajo, escritos a altas horas de la noche o en la madrugada y/o durante fines de semana (tiempo que debe estar dedicado a la vida familiar), y a veces desde sitios vacacionales o de descanso.
6. El que entre los empleados o directivos de los niveles superiores haya un índice muy alto de divorcios.
7. El que los familiares (principalmente la esposa e hijos), de los empleados se quejen del tiempo excesivo que éstos le dedican a la empresa, y el poco tiempo que les dedica a ellos.
8. El que el único tema de discusión o conversación en todas las reuniones donde coinciden varias personas de la misma empresa, esté relacionado exclusivamente con el trabajo.
9. El que los trabajadores descubran que ir al cine, teatro, ópera, conciertos, museos o centros de diversión, se ha vuelto una actividad excepcional en sus atareadas vidas.
10. El que el trabajo se convierta en algo agobiante y genere más estrés que satisfacción, en la persona quien lo realiza.
La administración del tiempo es hoy por hoy uno de los temas clave del mundo laboral, aunque la importancia de esta cuestión no sea nueva en absoluto.
"Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tardara en reinar el caos".
Esta cita no es de ningún autor contemporáneo, especialista en el manejo del tiempo, sino de uno de los más célebres escritores del siglo pasado, el francés Víctor Hugo.
El escritor argentino José Ingenieros lo expresó así: "Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas juntas, no se puede recomenzar una vida".
El consultor Abel Cortese, quien trata este tema de manera más desarrollada en artículos de gerencia, en el portal para jóvenes profesionales ahoraque.com, ha señalado en sus escritos que si bien el tiempo es la dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más: El tiempo es la propia vida.
Todos tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos saben sacarle verdadero partido. El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. Lo que debemos aspirar es a emplearlo mejor. Este es un principio muy importante: No podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación con el reloj; es decir, organizarnos inteligentemente. Y para ello, debemos comenzar por comprender los siguientes puntos importantes:
Para manejar el tiempo adecuadamente se recomienda lo siguiente:
Planificar: Hacer una lista de objetivos a cumplir. Los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Veinte minutos diarios de planificación ayudan a ahorrar hasta una hora, hacerlo diariamente le ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al año, más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos.
Priorizar: Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que encabecen la lista, ya que nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo. Nunca se repetirá lo suficiente la recomendación: deben fijarse prioridades. Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de baja prioridad
Colocar en agenda: Saber cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.
Hacer el seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo con lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo. No confunda la buena administración del tiempo con el apuro.